CODE D'ÉTHIQUE | Adagio France

1. Introduction

Le Groupe HLM (Holmusic) souhaite exercer ses activités en respectant un ensemble de principes éthiques et de conduite qui garantissent la fonction sociale que toute entreprise se doit d’assumer et qui lui permettent de conserver une réputation irréprochable. Clarifier, communiquer, respecter et actualiser ces principes fait partie intégrante de notre façon de travailler.

Le présent Code d’éthique rassemble nos engagements envers les personnes qui composent HLM, envers nos clients, envers nos fournisseurs et partenaires commerciaux, ainsi qu’envers la durabilité de la société et de l’environnement dans lequel nous opérons.

HLM applique une politique de tolérance zéro face à toute violation de ces principes et à tout comportement contraire à l’éthique, tant au sein de l’entreprise que dans son sphère d’influence.

2. Objet, champ d’application et durée de validité

Le présent Code s’applique à toutes les sociétés du Groupe HLM, parmi lesquelles HOL MUSIC DRAL, S.L. et HOL MUSIC ITALY, S.R.L., ainsi qu’à toute filiale actuelle ou future du groupe.

Toutes les personnes au sein de l’organisation, ses organes de direction et les entités externes qui collaborent avec nous s’engagent à connaître et à respecter ces règles de conduite dans l’exercice de leur activité professionnelle au sein de HLM.

Ces valeurs et politiques émanent du Conseil d’administration et de la Direction générale, dont on attend le plus haut niveau d’exemplarité et d’engagement. HLM veillera à ce que le Code soit tenu à jour et mis à la disposition de toute personne interne ou externe, en le publiant sur ses sites web, sur l’intranet et sur le portail des employés.

3. Piliers et valeurs

Le Code établit des exigences minimales auxquelles tous nos collaborateurs internes et externes sont tenus de se conformer, quelle que soit la situation ou le pays. Chaque personne, fournisseur ou client peut aller au-delà en mettant en œuvre des actions ou des politiques propres, cohérentes avec ces principes.

Le Code s’appuie sur trois piliers :

La protection des droits de l’homme reconnus au niveau international.
Le respect des lois nationales et internationales, en tenant toujours compte de leur finalité.
Les valeurs qui inspirent la vision et la mission de HLM.

Face à des situations non expressément prévues nécessitant une décision, celle-ci doit s’inspirer des principes et des valeurs de l’entreprise.

4. Nos engagements en matière de conduite

4.1. Envers notre équipe

Tous les membres de nos équipes, qu’il s’agisse d’employés ou de collaborateurs externes, s’engagent à soutenir et à respecter les principes suivants :

Garantir l’égalité des chances et un traitement non discriminatoire en raison de l’origine, de la race, de la couleur de peau, du genre, de la religion, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, des opinions politiques, de l’appartenance syndicale ou de toute autre condition, en favorisant la diversité et l’inclusion.
Respecter la dignité, l’intégrité et la vie privée de chacun, sans tolérer aucune forme d’intimidation, d’offense, d’abus de pouvoir ou de harcèlement.
Favoriser un dialogue actif et la participation de nos collaborateurs à tout ce qui contribue à améliorer les relations au quotidien.
Travailler en équipe, en soutenant les autres et en privilégiant la réussite collective.
Dispenser la formation nécessaire au développement professionnel de chacun.
Garantir un environnement de travail sûr et sain, en veillant à la sécurité et à la santé des équipes.
Faciliter la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.
Reconnaître les réalisations de chacun selon des critères fondés sur le mérite.
Utiliser les ressources de la Société de manière responsable, en prenant soin des actifs et des informations.

HLM dispose d’un Plan d’égalité et d’un protocole de prévention et d’intervention face au harcèlement sexuel et fondé sur le sexe, et s’engage en faveur de l’égalité salariale entre les femmes et les hommes.

4.2. Avec nos clients

Les personnes en contact avec nos clients s’engagent à :

Développer des relations à long terme fondées sur la confiance, le respect mutuel, la transparence et la confidentialité.
Rechercher l’excellence, en offrant le meilleur service possible ainsi que des propositions claires et précises.
Fournir des conseils honnêtes, professionnels et transparents, avec des informations véridiques et fondées sur des critères techniques.
Respecter les concurrents, en s’abstenant de critiquer, de diffamer ou de dénigrer la concurrence.
Veiller à la qualité, à la diversité, à l’innovation et à la valeur des produits et services que nous proposons.
Résoudre les différends en privilégiant le dialogue, et renoncer à tout moyen illégal, corrompu ou contraire à l’éthique pour capter des clients ou fournir des services.

4.3. Avec nos fournisseurs et partenaires commerciaux

La qualité de ce que nous proposons dépend en grande partie de nos fournisseurs ; c’est pourquoi leur sélection doit être transparente et rigoureuse. HLM promeut auprès de ses fournisseurs et sous-traitants les mêmes critères d’éthique, d’intégrité et de qualité que ceux qu’elle applique à son personnel et à ses clients. En tant que distributeur, HLM travaille avec de nombreux fournisseurs ; elle veillera à ce que ses accords de distribution et d’approvisionnement intègrent le présent Code ou ses implications, et attend de ses fournisseurs qu’ils respectent les principes suivants :

Promouvoir le respect des droits de l’homme tout au long de la chaîne de valeur, y compris chez ses sous-traitants.
Se conformer rigoureusement à la réglementation et à la législation applicables.
Traiter de manière confidentielle et responsable les informations reçues de la part de HLM.
Fournir des produits et des services conformes aux spécifications, en signalant sans délai tout problème détecté.
Garantir l’égalité des chances et rejeter toute pratique discriminatoire.
Protéger son personnel contre toute forme de harcèlement ou d’abus, et veiller à sa sécurité et à sa santé.
Respecter les droits fondamentaux de l’Organisation internationale du travail : pas de travail des enfants ni de travail forcé, des salaires et des horaires conformes à la loi, la liberté d’association et de négociation collective, ainsi que des conditions de travail sûres.
Respecter l’environnement, en se conformant au minimum à la législation applicable dans chaque pays.
Renoncer à toute activité illégale ou corrompue, en particulier celles visant à influencer de manière non transparente les décisions de HLM.

L’équité et l’impartialité doivent présider aux relations avec les fournisseurs, dans le cadre d’une éthique irréprochable et du respect des règles de concurrence.

4.4. Intégrité dans les affaires

HLM exerce ses activités et fait face à la concurrence avec intégrité. Tous les membres de l’organisation s’engagent à :

Prévention de la corruption et des pots-de-vin : ne pas offrir ni accepter de paiements, de cadeaux ou d’avantages susceptibles d’influencer indûment une décision, conformément à la Politique d’honnêteté et d’indépendance (Annexe I).
Cadeaux et marques d’hospitalité : n’accepter ou n’offrir que des attentions raisonnables, conformes aux usages commerciaux et toujours transparentes, dans les limites fixées à l’annexe I.
Conflits d’intérêts : éviter les situations dans lesquelles un intérêt personnel pourrait interférer avec celui de HLM et les signaler dès qu’elles surviennent.
Concurrence loyale : respecter la réglementation en matière de concurrence, sans accords ni pratiques susceptibles de la restreindre.
Lutte contre le blanchiment d’argent : refuser toute opération dont l’origine ou la finalité est suspecte et se conformer à la réglementation applicable.
Véracité des informations : consigner les opérations de manière complète, exacte et en temps opportun dans les registres et les informations financières de la Société.

4.5. Protection des informations et des actifs

Les informations et les actifs de HLM et des tiers méritent une protection particulière. Nous nous engageons à :

Confidentialité : protéger les informations confidentielles de HLM, des clients et des fournisseurs, et ne les utiliser qu’aux fins autorisées.
Protection des données à caractère personnel : traiter les données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable et à la Politique de confidentialité de HLM.
Propriété intellectuelle et industrielle : respecter nos propres droits et ceux des tiers en matière de marques, de contenus et de logiciels.
Utilisation responsable des systèmes et des actifs : utiliser les ressources, les équipements et les systèmes de la Société avec diligence et à des fins professionnelles.
Réseaux sociaux et communication : agir de manière responsable dans la communication publique et sur les réseaux sociaux, sans compromettre l’image ni les informations d’HLM.

4.6. En matière de développement durable et d’environnement

HLM se sent responsable de contribuer au développement durable à long terme de la société et de la planète, non seulement en respectant l’environnement, mais aussi en mettant en œuvre des politiques actives visant à l’améliorer.

Envers la société et ses institutions

Contribuer au développement économique et au bien-être de la société dans laquelle nous opérons, en accordant une attention particulière aux groupes menacés d’exclusion.
Participer au marché en respectant la législation sur la concurrence et en privilégiant le dialogue en cas de conflits.
Fournir des informations fiables et transparentes sur les performances économiques, sociales et environnementales du Groupe.

En matière de musique et au sein de notre communauté

Vendre des produits de qualité qui remplissent la fonction attendue d’eux.
Favoriser l’accès à la musique et soutenir la communauté des musiciens, professionnels et amateurs.
Promouvoir une écoute responsable et la protection de la santé auditive, en informant sur l’utilisation appropriée des équipements.

En matière d’environnement

Respecter la réglementation environnementale en vigueur et promouvoir le respect de l’environnement au sein de nos équipes et de nos installations.
Réduire l’impact direct de notre activité (déchets, émissions, consommation d’énergie, d’eau et d’emballages) et minimiser l’utilisation de matières premières.
Favoriser le tri sélectif et le recyclage, et réduire l’impact indirect de notre activité.

5. Gouvernance du Code

HLM élabore, communique et met en œuvre les politiques et procédures nécessaires à l’application du présent Code. Son respect est obligatoire et il convient d’agir à tout moment de manière éthique et licite.

Le Comité d’éthique et de conformité (Compliance) veille à la diffusion et au respect du Code, résout les doutes d’interprétation et supervise le système interne d’information. Le non-respect du Code peut donner lieu aux mesures disciplinaires prévues et, dans le cas de tiers, à la résiliation de la relation.

Compte tenu de son importance, la Politique d’honnêteté et d’indépendance (annexe I) fait partie intégrante du présent document.

6. Système interne d’information (canal de signalement)

HLM dispose d’un système interne d’information permettant de signaler, de manière confidentielle, tout comportement contraire à la législation, au présent Code ou à la réglementation interne, conformément à la loi 2/2023 et à la directive (UE) 2019/1937.

Toute personne, interne ou externe, peut signaler des faits à l’adresse [email protected]. Le système permet des signalements identifiés ou anonymes, et garantit dans tous les cas la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et des personnes concernées.

HLM garantit l’absence de représailles à l’encontre de toute personne effectuant un signalement de bonne foi. Les signalements effectués sciemment à partir d’informations fausses ne bénéficient pas de cette protection.

Le responsable du système accusera réception de la signalisation dans un délai de sept jours calendaires et mènera son enquête dans un délai maximal de trois mois, prolongeable sur justification. Le responsable examinera chaque cas et, le cas échéant, le soumettra au Comité d’éthique et de conformité, qui décidera des mesures à adopter.

ANNEXE I. Politique d’honnêteté et d’indépendance

Afin d’éviter tout conflit d’intérêts, l’équipe de HLM respectera toutes les règles de prévention de la corruption et des pots-de-vin. Il est interdit d’offrir ou d’accepter des cadeaux ou des paiements visant à influencer une décision concernant le Groupe HLM. En règle générale :

Aucune rémunération, aucun cadeau ni aucune gratification provenant de clients, de fournisseurs ou de tiers qui affecte ou soit susceptible d’affecter l’exercice responsable des fonctions professionnelles ne sera accepté.
Aucune rémunération, aucun cadeau ni aucune gratification ne sera offert à des clients, fournisseurs ou tiers dans ce même but.

Tout cadeau reçu par un collaborateur de HLM dont la valeur estimée dépasse 150 € doit être signalé à son supérieur hiérarchique direct et à la Direction des ressources humaines. Dans ce cas, la Direction des ressources humaines pourra gérer ce cadeau afin de le destiner à des initiatives internes visant à améliorer le climat de travail.

Sont considérés comme habituels les invitations à des repas liés à un événement professionnel et les cadeaux promotionnels non sollicités (stylos, calendriers et autres articles similaires) portant le logo d’un fournisseur. Tout voyage, repas ou cadeau ne s’inscrivant pas dans le cadre des programmes promotionnels de la Société nécessitera l’autorisation préalable de la Direction générale et le respect de la législation en vigueur.

Les paiements et encaissements en espèces respecteront dans tous les cas les limites fixées par la législation en vigueur. Dans les transactions où l’une des parties agit en tant qu’entreprise ou professionnel, la loi n’autorise pas les paiements en espèces d’un montant égal ou supérieur à 1 000 €. Dans les transactions avec des particuliers, tout paiement en espèces d’un montant supérieur à 2 500 € ne pourra être effectué qu’après en avoir préalablement informé la Direction concernée.